Катаешься на BMW или MINI? Сервис JET.gmbh дарит 1000 р. на первое посещение! Записаться →

Как сюда попасть?

Реальный опыт перевода события из офлайна в онлайн. Форум «Вовлекая в культуру счастья 2020»

Реальный опыт перевода события из офлайна в онлайн. Форум «Вовлекая в культуру счастья 2020»
, , 540

Во всемирный День счастья 20 марта в Сколково должен был открыться форум «Вовлекая в культуру счастья 2020». Ожидалось порядка 2 000 участников, несколько десятков сессий, распределенных на 12 параллельных потоков. Но запрет на проведение мероприятий заставил организаторов переобуваться в воздухе и стать одной из первых команд трансфоровавших событие в онлайн-формат.

Генеральный продюсер Форума Андрей Вебер рассказывает, как прошёл переход, что получилось перенести в онлайн, а что пришлось придумать заново, какие были факапы и как их не повторить.

Мы приняли решение уходить в онлайн за неделю до события. Сначала еще надеялись провести хотя бы несколько профессиональных треков офлайн, но ситуация быстро менялась — вскоре выбора у нас не осталось.

Наш прошлый опыт в онлайн ограничивался организацией видеотрансляции из зала. Мы передавали видео с камеры в основном зале Форума на youtube. Наши партнеры в регионах собирались и устраивали совместные просмотры докладов, а потом обсуждали увиденное. Но онлайн-конференция — это принципиально другое. В этом плане у команды был нулевой опыт.

День превращается в месяц

Во-первых, мы приняли решение, что будем делать проект не один день, как планировали, а на протяжении месяца с 20 марта по 19 апреля. Мы сделали это для того, чтобы растянуть плотный график выступлений, из параллельного сделать его последовательным.

На прошлом Форуме в офлайн нам участники говорили: «У вас столько всего интересного и все параллельно». В онлайн мы больше не были ограничены площадкой и решили дать возможность людям принять участие во всех активностях, которые им интересны.

Онлайн развязал нам руки. Мы смогли пригласить выступить тех спикеров, кто не мог приехать 20 марта, привлечь иностранных докладчиков. Участников из 2 тысяч в офлайн стало 10 тысяч в онлайн.

Апдейт концепции и договоренностей

Онлайн мероприятие — совсем не равно офлайн. Команде нужно заново продумать весь путь участника, зачем он приходит, как находит информацию, как выбирает и как участвует.

По факту нам пришлось собирать совершенно новое событие, заново договариваться с партнерами, обновлять все материалы. Для нас это проходило в формате: «Мы будем делать по-новому, пока еще сами не понимаем как, но точно будет интересно».

Часть команды проекта ушло. Это естественно: одно дело делать событие на один день, другое — подписаться на месяц.

Изменилась и сама концепция мероприятия. Из праздника — Дня Счастья — Форум превратился в пространство поддержки и обучения.

Люди сейчас чувствуют себя потерянными. Они не знают как жить, как выстраивать карьеру, как взаимодействовать с коллегами. Не понимают, как выстраивать отношения с близкими, с которыми оказались запертыми в одной квартире, и с самими собой. И наш проект призван помочь и поддержать участников в этот период.

Поддерживающее пространство

Мы начали все пересобирать таким образом, чтобы организовать трансляции и дать участникам возможность общаться друг с другом и спикерами. Учились в режиме живого времени. В итоге мы пришли к такому техническому решению — организуем трансляцию в ZOOM, передаем видео на сайт и используем мобильное приложение на платформе Ивентишес для общения и нетворкинга.

Если на прошлых наших мероприятиях приложуха была просто красивым фантиком, электронной программкой, то в онлайн стала основным инструментом нетворкинга. В офлайн мы могли пообниматься, потрындеть, просто подойти к любому участнику и познакомиться — у нас было общее пространство конференции. Сейчас мы этого лишены, и роль объединяющего пространства начало играть мобильное приложение с чатами, обсуждениями и возможностью написать любому участнику или спикеру.

Обычно как бывает: спикер закончил выступление и вокруг него тут же собралась толпа, сложно подойти. В соцсетях медийным персонам тоже писать неудобно, да и затеряться может запрос на переписку. А в приложении участник может написать напрямую, задать вопрос, войти в коммуникаци. Получается такая среда для общения, безопасная и понятная.

Мы реализовали в приложении несколько фишек, о которых раньше даже не думали. Например, мы придумали такую опцию для участников — бесплатные коуч-сессии. Нас поддержали более 50 профессиональных коучей, и нужно было их как-то сконнектить с участниками, продумать как организовать запись. И мы сделали это в приложении. Сейчас участник может изучить информацию о коучах, их бэкгранд и опыт, подобрать того, что релевантен их запросу и прямо в приложении записаться на свободные даты.

Залезть в шкуру участника

Самый важный совет, который можно дать организаторам мероприятий, уходящим в онлайн — залезть в шкуру участника. Сейчас много конференций от профессиональных команд запускается в онлайн. Если у вас событие не на носу, не надо завтра запускать, а есть время, посетите другие конференции, чтобы подсмотреть идеи которые можно «творчески скоммуниздить» и применить у себя.

Так, на экстренной онлайн-конференции Ивентологии в конце марта мы подглядели идею со встроенным окошком трансляции прямо на лендинге мероприятия и спустя день уже сделали у себя подобным образом.

Защита от факапов

Как у первопроходцев онлайна, у нас уже были факапы технического характера, про которые без слез не вспомнить. Мы, например, пережили хакерскую атаку на трансляцию «Осознанный просмотр с Николаем Данным».

Там суть такая: участники слушают установку, потом смотрят фильм, а потом обсуждают вместе то, что увидели и поняли. Фильм нам по официальной договоренности предоставила компания Disney.

И вот спикер начинает эфир и вдруг по экрану начинают летать члены и включается порнхаб-контент. Сейчас уже весело про это говорить, но тогда было не до смеха. Участники и спикер были в шоке. К счастью у нас был в команде профи, кто смог оперативно ситуацию решить. Потом мы уже читали в СМИ, что и ZOOM и другие сервисы трансляции при всем своем удобстве уязвимы для хакерских атак. Отсюда совет для организаторов: в команде должен быть человек, которые сможет такие ситуации разрулить. И конечно все технические решения надо тестировать.

Работа со спикерами

Второе, что обязательно надо тестировать и проверять — это спикеры. Какая картинка — где человек находится, какой у него внешний вид, какой фон. Элементарно — трезв ли спикер?

Помню несколько лет назад мы делали прямое онлайн-включение одного эксперта. Очень интересный дядька, консультант астронавтов NASA рассказывал о том, как строить команду. В эфир он вышел в майке, а сзади него постоянно ходила какая-то женщина, с которой он переодически перебрасывался репликами. Было очень смешно. Но это был очень именитый спикер с очень интересным докладом. Для менее статусного спикера это был бы однозначный факап.

Очень важно заранее спикеров брифовать. Мы в онлайн выпрыгнули очень быстро, у нас не было ни инструкций, ни технологий, ни стандартов. Сейчас мы постепенно наработали опыт, все систематизировали. Со спикерами на работаем так: запросить информацию, за день все протестить, как открывают, кто листает. Обучаем работать в ZOOM, объясняем как взимодействовать с участникам в приложении. Перед трансляцией идут технические созвоны, заранее все тестится, только потом выпускаем в эфир.

Контент и форматы

Контент в офлайн и онлайн отличается. Человеку тяжело долго сидеть на одном месте и смотреть говорящую голову: это наша физиология. Если это не что-то напрямую связанное с выживанием, долго удержать внимание онлайн очень сложно.

У нас были спикеры, которые говорили: «у меня нет формата на час, мне нужно минимум два часа». Это очень крутые спикеры. В офлайн я бы сам и три часа сидел с открытым ртом и слушал их, но у онлайна свои законы.

Выступления длительностью больше часа не то чтобы под запретом, но мы рекомендуем спикерам продумывать какие-то механики для удержания внимания и вовлечение, смену активностей. Режим телевизора утомляет. Участники хотят высказаться, хотят разобрать свой кейс, получить обратную связь на свою ситуацию от спикера или от других участников. Я думаю, будущее именно за такими интерактивными форматами.

На содержание докладов онлайн тоже накладывает ограничения. Если раньше мы могли на большой сцене поставить какой-то Motivation Speach и такой доклад шел на ура, то теперь мы во главу угла ставим полезность и инструментальность. Стремимся, чтобы тот час времени, который участник инвестирует, был для него максимально полезным. Мы требуем от спикеров четкой формулировки темы, оцениваем тезисы с позиции того, что ценного получит участник.

Конференций в онлайн становится все больше и конкуренция за внимание возрастает. Победить поможет понимание практической пользы и ценности, которую участник получает, и уникального опыта, который дает участие именно в этом онлайн мероприятии.

6 способов монетизировать онлайн-мероприятия
Технические детали кейса IG PRO: Стратегическая сессия-конференция компании S7 Group 2019
Будущее эвента в Телеге!
Раз в день отгружаем в канал самое ценное о будущем эвента. Рассказываем, как делать мероприятия лучше других.
Посмотреть
Будущее эвента в Телеге!
Раз в день отгружаем в канал самое ценное о будущем эвента. Рассказываем, как делать мероприятия лучше других.
Посмотреть